Whistleblowing nelle imprese: obbligo normativo e leva di integrità aziendale

Cosa prevede il D.Lgs. 24/2023, quali sono i doveri del datore di lavoro e perché un sistema di segnalazione efficace rappresenta uno strumento strategico di prevenzione e tutela per le aziende

Negli ultimi anni il tema del whistleblowing è entrato con forza nell’ordinamento italiano e nella vita delle imprese. 

Non si tratta di un adempimento secondario, bensì di un presidio di legalità e di gestione del rischio che oggi coinvolge una platea ampia di aziende, comprese molte realtà che fino a poco tempo fa non ne avevano mai sentito parlare.

Per molte imprese, soprattutto di piccole e medie dimensioni, il whistleblowing viene percepito come un ulteriore obbligo burocratico. 

In realtà, se correttamente compreso e implementato, esso rappresenta uno strumento di tutela dell’organizzazione stessa, oltre che dei lavoratori, e contribuisce a rafforzare l’impresa nei confronti del mercato.

Che cos’è il whistleblowing

Con il termine whistleblowing si indica la segnalazione di comportamenti illeciti, irregolarità o violazioni normative di cui una persona venga a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo. 

Il segnalante può essere un dipendente, ma anche un collaboratore, un consulente, un fornitore o persino un soggetto che abbia avuto un rapporto professionale con l’impresa.

L’obiettivo non è incentivare la denuncia indiscriminata, bensì consentire l’emersione tempestiva di condotte che potrebbero arrecare danni economici, reputazionali o legali all’organizzazione. 

La caratteristica centrale del sistema è la tutela del segnalante, che deve essere protetto da qualsiasi forma di ritorsione, diretta o indiretta, conseguente alla segnalazione effettuata in buona fede.

Il whistleblowing si inserisce quindi in una più ampia logica di prevenzione dei rischi e di promozione della cultura della legalità all’interno dell’impresa.

La normativa italiana di riferimento

La disciplina italiana è oggi contenuta nel Decreto Legislativo n. 24 del 2023, che ha recepito la Direttiva europea 2019/1937. 

Il provvedimento ha ampliato in modo significativo l’ambito di applicazione dell’istituto e ne ha rafforzato le garanzie.

L’obbligo di attivare canali interni di segnalazione riguarda le imprese con almeno cinquanta dipendenti, nonché quelle che hanno adottato un Modello di organizzazione e gestione ai sensi del D.Lgs. 231/2001, indipendentemente dalle dimensioni. In determinati settori, come quello finanziario, l’obbligo prescinde anche dal requisito dimensionale.

La normativa impone alle aziende di istituire canali che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte, di gestire le segnalazioni entro termini definiti e di prevenire qualsiasi forma di ritorsione. 

Sono previste sanzioni amministrative significative in caso di inadempimento, che possono riguardare sia la mancata attivazione dei canali sia la violazione degli obblighi di tutela.

L’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) svolge un ruolo centrale di vigilanza e può intervenire nei casi di violazione della disciplina.

Il funzionamento in azienda e i doveri del datore di lavoro

Dal punto di vista operativo, l’adozione di un sistema di whistleblowing richiede un approccio organizzativo strutturato. 

Non è sufficiente predisporre un indirizzo e-mail dedicato: è necessario costruire un meccanismo che garantisca effettiva riservatezza, imparzialità e tracciabilità.

Il datore di lavoro deve individuare un soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni che sia autonomo, competente e privo di conflitti di interesse. 

In molte realtà tale funzione è affidata all’Organismo di Vigilanza, ove presente, oppure a una funzione interna di compliance, in altri casi si ricorre a soggetti esterni specializzati, soluzione che può rafforzare la percezione di indipendenza del sistema.

È indispensabile adottare una procedura interna formalizzata, chiara e accessibile, che disciplini le modalità di invio, ricezione e gestione delle segnalazioni, nonché i tempi di riscontro e le misure di tutela. 

Il personale deve essere adeguatamente informato dell’esistenza del canale e delle garanzie previste, affinché lo strumento non resti solo sulla carta.

Un profilo particolarmente delicato riguarda il divieto di ritorsione. 

La legge prevede che eventuali provvedimenti adottati nei confronti del segnalante siano considerati ritorsivi, salvo prova contraria. 

Ciò comporta un’inversione dell’onere della prova a carico del datore di lavoro, che deve dimostrare la legittimità e l’estraneità del proprio operato rispetto alla segnalazione.

L’implementazione del whistleblowing, dunque, non è solo un adempimento tecnico, ma implica una responsabilità diretta dell’imprenditore nella costruzione di un ambiente organizzativo trasparente e conforme alla normativa.

Conclusioni

Il whistleblowing rappresenta oggi un tassello fondamentale dell’organizzazione aziendale. 

Se affrontato con un approccio meramente formale, rischia di trasformarsi in una fonte di criticità. 

Se invece integrato in modo coerente nel sistema organizzativo, può diventare uno strumento di prevenzione e di tutela dell’impresa stessa.

Per le aziende, soprattutto quelle meno strutturate, è essenziale comprendere che non si tratta soltanto di evitare sanzioni, ma di dotarsi di un meccanismo capace di intercettare tempestivamente situazioni potenzialmente dannose.

Come associazione datoriale, riteniamo importante che il whistleblowing sia percepito non semplicemente come un’ulteriore imposizione, ma piuttosto come un elemento di buona governance e di gestione responsabile dell’attività d’impresa.